Capaian dan Target Kinerja yang Baik dalam Suatu Organisasi

Dr. drg. Siti Nur Anisah, MPH

Pendahuluan
Organisasi adalah entitas sosial yang terstruktur dengan tujuan tertentu. Keberhasilan sebuah organisasi tergantung
pada kemampuan untuk mengelola sumber daya, proses, dan interaksi antar anggota dengan efektif. Struktur yang baik, komunikasi yang efektif, dan kepemimpinan yang kuat adalah kunci dalam mencapai tujuan organisasi. Secara umum, organisasi adalah sistem sosial yang terdiri dari individu-individu atau kelompok-kelompok yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan bersama melalui pembagian tugas, peran, dan tanggung jawab yang jelas.Setiap organisasi didirikan dengan tujuan atau visi tertentu yang ingin dicapai. Sumber daya organisasi seperti Sumber Daya Manusia (SDM), keuangan, material, dan informasi yang digunakan oleh organisasi untuk melaksanakan kegiatan merupakan elemen penting suatu organisasi. Dimana fungsi organisasi adalah perencanaan (penetapan tujuan, strategi, dan rencana untuk mencapai tujuan tersebut), pengorganisasian (menyusun struktur organisasi dan mengalokasikan sumber daya), pengarahan (memimpin dan memotivasi anggota untuk melaksanakan tugas mereka), dan pengendalian (memantau dan mengevaluasi kinerja untuk memastikan tujuan organisasi tercapai).Kinerja organisasi adalah hasil dari serangkaian tindakan dan aktivitas yang dilakukan oleh anggota organisasi untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Ini mencakup berbagai indikator yang mengukur seberapa baik organisasi melakukan tugasnya, baik dalam hal output (hasil akhir) maupun proses (cara mencapai hasil). Kinerja organisasi merujuk pada efektivitas dan efisiensi
suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kinerja ini mencakup berbagai aspek, mulai dari produktivitas, kualitas layanan, hingga kepuasan pemangku kepentingan. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut tentang kinerja organisasi. Dengan mengelola kinerja organisasi secara efektif, organisasi dapat mencapai tujuan strategisnya, meningkatkan daya saing, dan memberikan nilai yang lebih baik kepada pemangku kepentingan.

Permasalahan
Permasalahan kinerja organisasi dapat beragam dan kompleks, sering kali mempengaruhi efisiensi, efektivitas, dan kemampuan organisasi untuk mencapai tujuannya. Beberapa permasalahan umum yang sering dihadapi organisasi terkait kinerja meliputi :
1. Kepemimpinan yang Lemah
a. Kurangnya Visi dan Strategi : Pemimpin yang tidak memiliki visi yang jelas dan strategi yang tepat dapat menyebabkan organisasi kehilangan arah.
b. Kepemimpinan yang Otoriter atau Pasif:
Gaya kepemimpinan yang tidak efektif dapat menurunkan moral dan motivasi karyawan.
2. Kurangnya Sumber Daya
a. Keterbatasan Anggaran : Anggaran yang tidak mencukupi dapat menghambat pelaksanaan program dan kegiatan.
b. Kekurangan SDM : Kurangnya jumlah staf yang kompeten dapat menurunkan produktivitas dan kualitas layanan.
3. Komunikasi yang Buruk
a. Komunikasi Internal yang Tidak Efektif: Misalnya, informasi penting tidak sampai ke semua tingkatan organisasi atau salah komunikasi antara
departemen.
b. Kurangnya Transparansi : Informasi tidak disampaikan dengan jelas dan terbuka, yang dapat menimbulkan ketidakpercayaan.
4. Budaya Organisasi yang Tidak Mendukung
a. Resistensi terhadap Perubahan : Budaya organisasi yang resisten terhadap perubahan dapat menghambat inovasi dan perbaikan.
b. Kurangnya Komitmen terhadap Kinerja : Budaya yang tidak menekankan pentingnya kinerja dapat menurunkan semangat kerja.
5. Proses dan Sistem yang In-efektif
a. Proses yang Berbelit-belit : Birokrasi yang terlalu kompleks dapat memperlambat pengambilan keputusan dan pelaksanaan program.
b. Teknologi Usang : Penggunaan teknologi yang ketinggalan zaman dapat menghambat efisiensi dan efektivitas kerja.
6. Pengukuran dan Evaluasi Kinerja yang Tidak Memadai
a. Indikator Kinerja yang Tidak Jelas: Tanpa indikator yang jelas, sulit untuk mengukur keberhasilan atau kegagalan.
b. Kurangnya Evaluasi Berkala : Tidak adanya evaluasi kinerja secara rutin dapat menyebabkan masalah tidak terdeteksi hingga terlambat.
7. Motivasi dan Kepuasan Kerja Karyawan yang Rendah
a. Kompensasi yang Tidak Memadai : Gaji dan insentif yang tidak sesuai dapat menurunkan motivasi kerja.
b. Kurangnya Penghargaan dan Pengakuan :
Karyawan yang merasa tidak dihargai cenderung kurang bersemangat dalam bekerja.
8. Masalah Eksternal
a. Regulasi yang Berubah-ubah : Perubahan regulasi yang sering dapat mengganggu stabilitas dan rencana organisasi.
b. Persaingan yang Ketat : Persaingan dari organisasi lain dapat mempengaruhi kinerja jika tidak ditangani dengan strategi yang tepat.

Pembahasan
Dengan mengidentifikasi dan mengatasi permasalahan kinerja organisasi, sebuah organisasi dapat meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan kualitas layanan yang diberikan. Hal ini juga akan berdampak positif pada motivasi dan kepuasan kerja karyawan, serta keberhasilan jangka panjang organisasi.
Organisasi belajar menjadi pilihan strategi untuk mencapai kinerja tinggi sebuah organisasi dimana para pimpinan
organisasi memiliki tanggung jawab untuk pencapaian Organisasi Berkinerja Tinggi (OBT). Implementasi organisasi belajar yang disesuaikan dengan iklim organisasi
dapat dijadikan pilihan strategi. Pengertian “tinggi” perlu disesuaikan dengan kondisi strategis eksternal organisasi (stakeholders’s need and expectation) dan regulasi terkini
(Peraturan Pemerintah (PP) nomor 30 tahun 2019, tentang Penilaian Kinerja Pegawai Negeri Sipil). PP ini mengatur substansi penilaian kinerja PNS yang terdiri atas penilaian perilaku kerja dan penilaian kinerja PNS, pembobotan nilai SKP, dan perilaku kerja PNS, pejabat penilai dan
tim penilai kinerja PNS, tata cara penilaian, tindak lanjut penilaian berupa pelaporan kinerja, pemeringkatan kinerja, penghargaan kinerja, dan sanksi serta keberatan dan sistem informasi kinerja PNS.
Implementasi organisasi belajar dapat dijadikan terobosan baru dalam pengembangan organisasi dalam rangka
pencapaian kinerja tinggi. Organisasi yang mampu berkinerja tinggi akan dapat menjamin eksistensinya bahkan mengembangkan dirinya karena organisasi
dapat disebut berkinerja tinggi bila dapat melampaui kompetitornya (pesaing) dalam hal capaian kinerja. Kompetitor atau pesaing yang harus diungguli oleh
organisasi sektor publik berbeda dengan yang terjadi pada organisasi profit umumnya (corporate). Pesaing corporate
adalah industri atau produsen yang sejenis dengan produk atau jasa yang sejenis juga. Sedangkan objek yang harus
dilampaui (kompetitor/ pesaing)organisasi sektor publik adalah kebutuhan dan ekspektasi stakeholdernya, bukan
organisasi sejenis yang menghasilkan barang/ jasa sejenis.Capaian dan target kinerja yang baik dalam suatu organisasi
mencerminkan kemampuan organisasi tersebut dalam mencapai tujuannya dengan efisien dan efektif. Untuk mencapai kinerja yang baik, organisasi perlu menetapkan indikator yang jelas, mengukur capaian secara teratur, dan melakukan evaluasi serta perbaikan berkelanjutan.
1. Penetapan Target Kinerja
Penetapan target kinerja adalah proses menetapkan tujuan dan sasaran spesifik yang harus dicapai oleh individu, tim, atau organisasi dalam jangka waktu
tertentu. Target kinerja harus sejalan dengan visi dan misi organisasi. Target kinerja yang baik membantu mengarahkan upaya dan sumber daya ke arah yang
benar, memberikan motivasi, dan menyediakan dasar untuk evaluasi dan perbaikan berkelanjutan.Target kinerja yang efektif sering kali mengikuti prinsip SMART :
a. Specific (Spesifik) : Target harus jelas dan spesifik, tidak ambigu. Misalnya, “meningkatkan penjualan
produk A sebesar 20% dalam enam bulan” lebih spesifik daripada “meningkatkan penjualan”.
b. Measurable (Terukur) : Target harus dapat diukur sehingga kemajuan dapat dipantau. Misalnya, menggunakan Indikator Kinerja Utama (IKU) / Key Performance Indicator (KPI) seperti jumlah unit
yang terjual, pendapatan, atau tingkat kepuasan pelanggan.
c. Achievable (Dapat Dicapai) : Target harus realistis dan dapat dicapai dengan sumber daya dan kemampuan yang ada. Menetapkan target yang terlalu tinggi bisa demotivasi, sementara target yang terlalu rendah tidak memberikan tantangan.
d. Relevant (Relevan) : Target harus relevan dengan tujuan utama organisasi dan berkontribusi pada visi dan misi. Misalnya, target penjualan harus sejalan dengan strategi pertumbuhan perusahaan.
e. Time-Bound (Berbatas Waktu): Target harus memiliki batas waktu yang jelas. Misalnya, “dalam enam bulan”, “pada akhir kuartal pertama”, atau “pada akhir tahun”.Penetapan target kinerja merupakan langkah penting dalam manajemen organisasi karena menyediakan arah yang jelas dan memastikan semua upaya terkoordinasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Langkah-langkah penetapan target kinerja adalah sebagai berikut :
a. Analisis Situasi : Evaluasi kondisi saat ini, termasuk kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman (analisis SWOT). Pahami konteks di mana organisasi atau tim bekerja saat ini.
b. Penetapan Tujuan Strategis : Tentukan tujuan jangka panjang yang ingin dicapai oleh organisasi atau tim. Tujuan ini biasanya lebih luas dan kurang spesifik dibandingkan target kinerja.
c. Identifikasi (KPI) : Tentukan indikator kinerja utama yang akan digunakan untuk mengukur pencapaian target. KPI harus relevan dengan tujuan strategis dan dapat diukur secara objektif.
d. Menetapkan Target : Tentukan angka spesifik atau hasil yang diinginkan untuk setiap KPI. Pastikan target tersebut mengikuti prinsip SMART.
e. Komunikasi Target : Pastikan bahwa semua anggota tim atau organisasi memahami target yang telah ditetapkan, mengapa target tersebut penting, dan bagaimana mereka dapat berkontribusi untuk mencapainya.
f. Rencana Tindakan : Buat rencana tindakan yang jelas untuk mencapai target. Ini termasuk langkah?langkah spesifik, penugasan tanggung jawab, dan jadwal waktu.
g. Pemantauan dan Evaluasi : Pantau kemajuan secara berkala terhadap target yang telah ditetapkan. Gunakan data dan umpan balik untuk mengevaluasi kinerja dan melakukan penyesuaian jika diperlukan.
h. Penyesuaian dan Perbaikan : Berdasarkan hasil evaluasi, sesuaikan rencana tindakan atau target jika diperlukan untuk memastikan keberhasilan.
2. Indikator Kinerja Utama (Key Performance Indicator/ KPI) KPI adalah metrik yang digunakan untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja suatu organisasi atau individu dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. KPI membantu organisasi untuk fokus pada prioritas utama, mengukur kemajuan, dan membuat keputusan berdasarkan data. KPI mencerminkan tingkat keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan strategisnya. KPI bersifat kuantitatif dan harus dapat diukur secara objektif. Proses menetapkan KPI adalah sebagai berikut :
a. Identifikasi Tujuan Strategis : Tentukan tujuan jangka panjang dan strategis yang ingin dicapai oleh organisasi.
b. Pemilihan KPI yang Relevan : Pilih KPI yang relevan dengan tujuan strategis tersebut dan yang benar-benar mencerminkan kinerja.
c. Penetapan Target : Tetapkan target yang spesifik untuk setiap KPI, berdasarkan analisis data historis dan proyeksi masa depan.
d. Pengumpulan Data : Tentukan metode dan sumber pengumpulan data untuk masing-masing KPI.
e. Pemantauan dan Evaluasi : Pantau KPI secara berkala untuk mengevaluasi kemajuan dan melakukan penyesuaian yang diperlukan.
f. Komunikasi dan Pelaporan : Sampaikan hasil KPI kepada pemangku kepentingan secara transparan dan tepat waktu.Dengan menetapkan dan mengelola KPI dengan baik, organisasi dapat mencapai efisiensi yang lebih tinggi, meningkatkan kinerja, dan mencapai tujuan strategisnya.
3. Pemantauan dan Evaluasi
Pemantauan dan evaluasi kinerja adalah proses sistematis untuk mengukur, mengamati, dan menilai kinerja individu, tim, atau organisasi dalam mencapai tujuan dan target yang telah ditetapkan. Proses ini bertujuan untuk memastikan bahwa aktivitas dan hasil kinerja sesuai dengan rencana, mengidentifikasi area perbaikan, dan membuat keputusan berbasis data untuk peningkatan berkelanjutan.
Pemantauan kinerja adalah proses pengumpulan data secara terus-menerus dan berkala untuk memeriksa kemajuan aktivitas terhadap target yang telah ditetapkan. Proses ini melibatkan :
a. Penetapan KPI : Menentukan metrik yang akan digunakan untuk mengukur kinerja. KPI harus relevan dengan tujuan strategis dan dapat diukur secara objektif.
b. Pengumpulan Data : Mengumpulkan data
yang relevan melalui berbagai metode, seperti survei, laporan, observasi, atau sistem informasi manajemen.
c. Analisis Data : Menganalisis data yang terkumpul untuk mengevaluasi kemajuan dan mengidentifikasi tren atau masalah yang muncul.
d. Pelaporan Berkala : Menyusun laporan berkala yang mendokumentasikan hasil pemantauan kinerja dan menyampaikan informasi ini kepada pihak-pihak terkait dalam organisasi.
Evaluasi kinerja adalah proses menilai kinerja berdasarkan data yang terkumpul selama pemantauan untuk menentukan seberapa baik target dan tujuan telah tercapai. Proses evaluasi kinerja adalah sebagai berikut :
a. Perbandingan dengan Target : Membandingkan hasil aktual dengan target yang telah ditetapkan untuk menilai pencapaian.
b. Identifikasi Kesenjangan : Mengidentifikasi kesenjangan antara kinerja aktual dan target, serta memahami penyebab di balik kesenjangan tersebut.
c. Penilaian Dampak : Menilai dampak dari kinerja terhadap tujuan strategis dan operasional organisasi.
d. Rekomendasi Perbaikan : Mengembangkan
rekomendasi untuk mengatasi masalah yang
teridentifikasi dan meningkatkan kinerja di masa depan.Manfaat dilakukannya pemantauan dan evaluasi
kinerja adalah untuk : Peningkatan Kinerja (membantu mengidentifikasi dan memperbaiki masalah kinerja secara proaktif), Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik (memberikan data yang akurat dan terukur untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih informatif), Akuntabilitas dan Transparansi (meningkatkan akuntabilitas dengan menetapkan tanggung jawab yang jelas dan melaporkan hasil kinerja secara transparan), Memberikan Motivasi dan Keterlibatan Karyawan (memberikan umpan balik yang konstruktif dan pengakuan atas pencapaian, yang dapat meningkatkan motivasi dan keterlibatan karyawan), Efisiensi Operasional (mengidentifikasi proses yang tidak efisien dan melakukan perbaikan untuk meningkatkan efisiensi operasional), dan Kepatuhan terhadap Regulasi.Dengan menerapkan pemantauan dan evaluasi kinerja yang sistematis dan efektif, organisasi dapat memastikan bahwa aktivitas dan hasil kinerja mereka sesuai dengan rencana, mengidentifikasi area perbaikan, dan membuat keputusan yang lebih baik untuk mencapai tujuan strategis.
Contoh Capaian dan Target Kinerja dalam Organisasi :
a. Bidang Kesehatan
1) Capaian : Penurunan angka kematian ibu dan bayi, peningkatan cakupan imunisasi, dan penurunan prevalensi penyakit menular.
2) Target Kinerja : Meningkatkan cakupan layanan kesehatan dasar hingga 95%, menurunkan angka kematian ibu menjadi 70 per 100.000 kelahiran hidup.
b. Bidang Pendidikan
1) Capaian : Peningkatan angka partisipasi sekolah, peningkatan hasil ujian nasional, dan penurunan angka putus sekolah.
2) Target Kinerja : Meningkatkan Angka Partisipasi Kasar (APK) hingga 100% untuk pendidikan dasar, meningkatkan rata-rata nilai ujian nasional.
c. Bidang Layanan Publik
1) Capaian : Peningkatan kepuasan masyarakat terhadap layanan publik, pengurangan waktu proses perizinan, dan peningkatan transparansi.
2) Target Kinerja : Meningkatkan kepuasan pelanggan hingga 90%, mengurangi waktu proses perizinan menjadi maksimal 5 hari kerja.
d. Bidang Lingkungan Hidup
1) Capaian : Penurunan emisi gas rumah kaca, peningkatan luasan area hijau, dan pengelolaan sampah yang lebih baik.
2) Target Kinerja : Mengurangi emisi gas rumah kaca sebesar 30% dalam 5 tahun, meningkatkan luasan area hijau hingga 20% dari total wilayah kota.

Kesimpulan
Dengan mengelola kinerja organisasi secara efektif, organisasi dapat mencapai tujuan strategisnya, meningkatkan daya saing, dan memberikan nilai yang lebih
baik kepada pemangku kepentingan.
Pencapaian dan target kinerja yang baik dalam suatu organisasi memiliki banyak manfaat penting yang berkontribusi pada kesuksesan dan keberlanjutan organisasi. Pencapaian dan target kinerja yang baik ini merupakan fondasi penting untuk kesuksesan jangka panjang organisasi. Dengan menetapkan tujuan yang jelas,
memantau kemajuan, dan melakukan evaluasi berkala, organisasi dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan daya saingnya. Manfaat ini tidak hanya berdampak pada kinerja operasional tetapi juga pada motivasi karyawan, kepuasan pelanggan, dan keunggulan kompetitif di pasar.
*) Dr. drg. Siti Nur Anisah, MPH, Widyaiswara Ahli Madya(JFT) Bapelkes Cikarang

Referensi :
1. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2019, tentang Penilaian Kinerja PNS.
2. Abeto, Am dan Triono A., 2020. Membangun Organisasi Berkinerja Tinggi (Sebuah Terobosan Baru)
3. Burton, MR., Snow, CC., Hakonsson, DD., 2006. Organization Design, The involving State-of the-Art.
4. Mullins JL., dan Christy G., 2016. Manajement & Organizational Behavior, 11ed
5. Salicru S., 2017. Leadership Results: how to create adaptive leaders and high-performing organisations for an uncertain world.